要旨集編集担当の覚え書き
某学会大会の要旨集編集を担当している。中小規模のアナログな学会で、要旨原稿の受付や編集が自動化されていない。講演数は約70題。手作業でやれるレベルではある。
締切の前日より、到着した要旨原稿を順次確認し、受領確認のメールを送る作業をつづけてる。これまでの段階で気がついたことを書きとめておく。これみて、この学会のアナログ＆アバウトっぷりにある種の郷愁を覚える方もいるかも。
- 大会実行委員会代表アドレスで要旨原稿を受け付けているが、独立のアドレスにするべきだった。問い合わせメールが大量の要旨メールに埋没する。
- 要旨がとどいたら以下の点をチェックする。(1)体裁（とくに余白）が規定どおりか、(2)タイトルが事前の登録のものと完全に一致しているか、(3)発表者とその順序・所属が事前の登録のものと一致しているか。
- チェックしてみると上記(1)〜(3)のいずれかにひっかかる原稿がとても多い。発表者が原稿送付前に自分でチェックできるように、シンプルなチェックリストを配布しておくべきだ。
- もしくは「登録締切後、いかなる理由があろうとも、タイトル・発表者および連名順の変更をうけつけない」とルール化しておくか。といいつつ，小さな学会だから多少は融通がきくような状況でよいと思ってる．
- 問題のなかった原稿に対しては受領メールを送っている。これは定型文を用意していたのでらくちん。(1)〜(3)にひっかかった場合に送る確認メールは、定型文をつくっておかなかった。こちらも必要だった。いろんなパターンの間違いに対応できるような定型を練らねばならない。
- 問題があった原稿を再送付してもらう場合、僕のてもとで最終稿をまちがえないように管理しなくてはならない。気を使う。
- 約70題の要旨原稿について、体裁・タイトル・発表者のチェック結果、修正版の着信の有無、受領確認メールの送付、などなどの状況を把握するため、一覧表を作成した。こういう表もあらかじめ作っておくべき。
とりあえずそんなところで。
