学会終了

　3日間つづいた学会がぶじ終わった．突発的な小さな仕事が頻発し，その対応におわれたため，発表はあまり聞くことができなかった．また，空き時間があれば週明けにイカネバならない集中講義の準備をしようと思っていたが，そんな時間はまったくなかった（この3日でずいぶんおいこまれてしまった）．
　今回の学会大会の会場は学校ではなく，国際会議場を借りた（とてもよいロケーションにある立派な国際会議場）．おかげで，イスをはこんだり並べたり，マイクのセッティングをしたり，ポスター発表用のボードをはこんだり並べたり，立て看をつくったりならべたり，といった作業のほとんどは会議場運営会社がやってくれたので，かなり楽ではあった．当日に自分たちでしたことは，受付，クローク，会場のパソコンとプロジェクターのセッティング，休憩室のお茶とお菓子のセッティング，お弁当の受注と発注と販売など．3日間，教員4人が実行委員を務め，学生バイトを初日7人2日目3日目は10人ずつ雇い，それだけで余裕で乗り切れた（気苦労はいろいろあったが）．一人一人の労働量はそれほど大きくはなく，3日めには，学生に交代で研究発表を聞きに行ってもらうくらいのゆとりがあった．機材の大半は会場側が設置してくれたので，設営･撤収はそれぞれ1時間程度でできた．ゴミの回収とか掃除がないだけでも，どれだけ撤収が楽になることか．学会の規模は参加者200人程度の小規模なもの．規模から考えると今回のような会場を使うのは贅沢であったと思うが，ほかに適当な施設がなく，こうなった．今回に味をしめてしまうと，いざ，手作りでの学会大会運営が回ってきたときに，予想とちがうしんどさを味わうことになるかもしれない．
　いちばんいろいろな問題が発生したのは受付だった．今回の学会は，会員種別が複雑（5種もある）で，種別によって当日参加の金額が異なり，また，渡す資料もことなっていて，しかも過半数の参加者が当日受付をするために何をどれだけ用意すべきかが読めなかった．さらにまた「発表登録しているけど，事前には支払いをせずに当日に支払う」という選択が可能なシステムであったため，「参加申し込みをしていますか」という質問の受け答えにおいて，大会委員と参加者がそれぞれ異なる状況を頭に描いてすれ違うということが起こった．ほかにも受付では当初想定していなかったパターンが発生するので，少なくとも午前中から昼休みまでの間は，受付には事情のよくわかったもの（臨機応変な対応ができるくらいに全体を知っていて，かつ，対応の方針を決定できる役にある人）を専属ではりつけたほうがいい．今回，受付担当者が会議で抜ける必要があったために交代で担当し，それでもなんとか乗り切ったが，気苦労のタネであった．クローク，休憩室，発表会場は学生バイトのみで運用可能と思われた．発表会場に運営委員がはりつくよりも，なにかあったときに確実に対応できるよう，委員は本部で待機していたほうがよさそうだった．あと，何の係もわりふられていないリベロをつくっておくと便利かもしれない．突発的な問題（たとえば○○が不足するから大急ぎで買いにいくとか）に対応するのに，なにがしかの係をしているひとをそこから剥がして使うのは混乱のもとになる．リベロは，開会直後の受付とか，閉会間際のクロークなどにも使い勝手がよいだろうと思う．